Van projectcontrol naar projectbeheersing in grote spoortransitie

Langs honderden kilometers spoor in Nederland verdwijnen de seinen. Het bestaande mechanische systeem voor treinbeveiliging maakt plaats voor een nieuwe, digitale Europese standaard. Dit buitengewoon complexe project speelt zich af op onontgonnen terrein: alles is nieuw. Dat maakt het spannend voor spoorbeheerder ProRail. Projectmanager René van der Haar vertelt waar de behoefte van ProRail lag en hoe interim professional Gopal Ruparelia van ConQuaestor zich ontpopte van projectcontroller tot manager projectbeheersing.

“Deze spoortransitie is echt een enorme operatie”, legt René uit in de Inktpot, het markante hoofdkantoor van ProRail in Utrecht. “Het bestaande beveiligingssysteem is nog gebaseerd op relaistechnologie uit de tijd van het Marshallplan. En elk land heeft zijn eigen systeem. In 2030 moeten alle Europese hoofdspoorlijnen over zijn op het digitale ERTMS: European Rail Traffic Management System. De seinen verdwijnen dan en elke machinist van elke trein heeft hetzelfde scherm voor zich. Goederen- en personentreinen kunnen straks over landsgrenzen rijden zonder van loc en machinist te wisselen. Interoperabiliteit met een mooi woord. Dat bespaart kosten, werkt efficiënter en we kunnen meer treinen kwijt op hetzelfde traject. Maar de route naar dat eindstation is buitengewoon complex.”

Tientallen miljoenen euro’s

“Het baanvak tussen Kijfhoek en de Belgische grens is het eerste stuk spoor dat we aanpakken”, vervolgt René. “Met alle rangeerterreinen en emplacementen praat je over zo’n tweehonderd kilometers spoor. En een budget van tientallen miljoenen euro’s. Vandaar dat we in eerste instantie behoefte hadden aan een projectcontroller. Zo’n vraag zet ik uit via mijn lijnorganisatie, waar de relatie met ConQuaestor ligt.” Martijn Bins, business manager bij ConQuaestor: “De relatie met ProRail bestaat al jaren. Van onze professionals die hier zaten en zitten, weet ik dat dit een prachtig bedrijf is om voor te werken! In maart 2019 is onze interimkracht Gopal Ruparelia hier als projectcontroller begonnen. Dat was de start van een mooie reis door de organisatie. Een prachtig bedrijf om voor te werken!”

Constant hoge kwaliteit

Gopal: “Het projectteam dat zich boog over de transitie van het eerste baanvak, begon klein. En met een beperkt budget. Mijn rol als budgetbewaker werd na een paar maanden minder uitdagend. Het ging mij allemaal net te makkelijk af.” Martijn: “Onze consultants willen graag blijven leren en blijvend waarde toevoegen waar ze werken. Vanuit ConQuaestor willen we er natuurlijk voor zorgen dat onze klanten & medewerkers zich continu kunnen blijven ontwikkelen en verbeteren.” René: “Tegelijkertijd groeide het projectteam en maakte de bestaande manager projectbeheersing een stap omhoog. Er was dus direct behoefte aan iemand op die post. Gopal had projectbeheersing niet in zijn portefeuille, maar wél duidelijk in zijn ambitie.” Gopal: “Het hele project overzien en een constant hoge kwaliteit van control, planning en risico bewaken, zag ik als een hele mooie taak.”

Evaluatiemoment gewoon vergeten

“We besloten om er een leertraject van een half jaar van te maken”, vertelt René. “In een meester-gezel-constructie met de vertrekkende manager projectbeheersing. Gopal ging de functies van controller en manager projectbeheersing combineren. Dat moest kunnen, want control leek voor Gopal een peulenschil. We zouden na zes maanden een moment prikken om te evalueren hoe die combinatie van functies hem afging. Om kort te zijn: dat evaluatiemoment zijn we allemaal gewoon vergeten en Gopal is
hier al bijna twee jaar met veel succes aan de slag.” Gopal beaamt: “Met de vertrekkende manager klikte het meteen. Aan zijn zijde kon ik snel oppikken hoe je hier managementplannen opstelt, hoe je integraliteit en kwaliteit borgt, waar je informatie ophaalt en met wie je in gesprek moet. Dat het onbekend terrein was, gaf mij juist extra voldoening.”

Pad zelf plaveien

“Dit project is in alle opzichten pionieren”, vult René aan. “We werken in opdracht van het ministerie, dat binnen ProRail een aparte organisatie binnen onze organisatie heeft opgetuigd met een eigen programmadirectie. We zijn het eerste project binnen ERTMS dat concreet wordt en dat aanspraak maakt op gelden uit de schatkist. Er zijn geen vaste regels of procedures om op terug te vallen: we vinden ze gaandeweg uit. Gopal moet een pad lopen dat hij zelf moet plaveien. Niet alleen voor het project zelf, maar voor het hele programma.” Gopal knikt instemmend: “En dit is niet eens mijn enige project. Ik maak dus lange dagen in drukke weken. Maar met enorm veel plezier.

Verder dan een nieuwe tunnel

“Dat we Gopal willen behouden, zegt wel hoe ik over hem denk”, meent René. “Ik zou onze samenwerking zo nog wel twee jaar willen voortzetten. Hij past heel goed bij onze organisatie.” Martijn vult aan: “We letten bij detachering altijd heel goed op de ideale match tussen consultant en klant. Daarbij zijn soft skills minstens zo belangrijk als hard skills.” Gopal: “Ons projectteam is wezenlijk anders van aard dan de rest van ProRail. Wij lopen voorop en zoeken oplossingen in een organisatie die verder toch vooral om vaste regels draait.” René legt uit: “ProRail is de beheerder van onze spoorinfrastructuur, waarover dagelijks anderhalf miljoen ritten rijden. Bij dat beheren hoort betrouwbaarheid, stabiliteit en continuïteit. Dat kenmerkt de cultuur van ProRail. Binnen die behoudende cultuur gaan wij iets heel nieuws en ingrijpends doen. Dat gaat eindelos veel verder dan een nieuwe tunnel of een nieuw station bouwen. Het is niet gek dat die twee culturen dan wel eens botsen. Dat vraagt binnen ons projectteam om de juiste man of vrouw op de juiste plaats.”

In de telefoonklapper

“Of iemand bij ons op de goede plek zit, weet ik meestal snel”, stelt René. “Kort gezegd: óf een nieuwkomer is binnen een paar maanden weg óf diegene blijft en voelt zich als een vis in het water. Het feit dat ConQuaestor regelmatig mensen levert die lang bij ProRail blijven, geeft aan dat ze die match goed weten te maken. Dat is zeker een compliment.” Martijn antwoordt: “Dat compliment geldt ook voor ProRail. Onze consultants waarderen het enorm dat deze organisatie ze de kans geeft om te groeien. Daarom willen ze blijven.” René: “Het compliment dat ik Gopal ook nog wil maken, is dat hij veel mensen heeft begeleid in de moeilijke coronatijd. De pandemie overviel ons allemaal en Gopal zocht bewust mensen op die ineens achter hun keukentafel werkten in plaats van binnen een hecht team. Hij vroeg ze hoe het écht met ze ging. Dat moet je maar zien en kunnen. Sommige mensen met wie je samenwerkt, onthoud je beter dan andere. Gopal komt zeker in mijn telefoonklapper.” Lachend: “ En niet
alleen voor zijn geweldige barbecuerecepten!”

Meer weten of vrijblijvend contact?

Vul onderstaand formulier in en wij nemen spoedig contact op.