Een van de grootste netbeheerders van Nederland stond aan de vooravond van een grootschalige ERP-transformatie. Voor de afdeling kleine en middelgrote verbruikers – verantwoordelijk voor processen als nieuwe aansluitingen en saneringen – bracht dit ingrijpende veranderingen met zich mee. De vraag rees: wat zijn de huidige risico’s in onze werkwijze, en hoe veranderen die straks in de nieuwe systeemomgeving?
ConQuaestor werd gevraagd om op korte termijn inzicht te geven in de bestaande en de toekomstige procesrisico’s. Met als doel: zorgen dat de operatie niet alleen blijft draaien, maar erop vooruitgaat.
De uitdaging
De netbeheerder werkte nog met een verouderd systeem en stond op het punt om een nieuw systeem te introduceren in hun ERP-landschap. Hoewel de livegang nog moest plaatsvinden, groeide intern het besef dat er onvoldoende zicht was op de risico’s in het huidige proces en wat de impact van de migratie zou zijn. De afdeling kleine en middelgrote verbruikers, waar honderden klantverzoeken dagelijks worden verwerkt en uitgezet naar externe aannemers, moest snel en doordacht worden voorbereid. Vooral de vraag ‘wat weten we nog niet?’ Zorgde voor urgentie.
Tegelijkertijd is een ERP-transformatie geen unicum. Veel publieke organisaties staan voor vergelijkbare trajecten. Dit onderzoek is daarmee ook relevant voor andere organisaties die hun processen willen klaarmaken voor de toekomst.
De aanpak
In een periode van 19 weken voerden Sjors Loeffen, partner bij ConQuaestor en Elias Truyers, Senior Consultant bij ConQuaestor, een gestructureerde analyse uit, opgedeeld in 2 fasen:
- Fase 1: inventarisatie van de bestaande situatie (as-is). Via interviews met medewerkers op alle niveaus – van werkvoorbereiders tot managers – werd inzicht verkregen in de manier waarop risico’s in de praktijk worden ervaren en gemanaged.
- Fase 2: valideren van risico’s en formuleren van aanbevelingen. Dit gebeurde in interactieve workshops met alle betrokkenen. De kruisbestuiving tussen afdelingen leidde niet alleen tot betere inzichten, maar stimuleerde ook interne kennisdeling en draagvlak.
Elke stap werd onderbouwd met documentanalyse, presentaties en validatiesessies. De eindrapportage werd opgebouwd rond 8 thema’s, waarvan de klant er inmiddels 2 actief oppakt.
Het resultaat
Het eindresultaat was een adviesrapport, vol concrete inzichten en vervolgstappen. Vier thema’s bleken na de analyse géén risico meer te vormen in de nieuwe situatie: het nieuwe systeem kon deze wegnemen. Voor andere thema’s gaf het rapport handvatten voor aanvullende maatregelen, waarmee de organisatie nu actief aan de slag is.
De impact:
- Minder onzekerheid over risico’s dankzij scherp inzicht in de ‘oude’ en ‘nieuwe’ werkwijze.
- Versnelling in kennisdeling binnen de organisatie
- Duidelijke actielijst en interne borging via overdrachtsessie met het projectteam
De opdrachtgever koos ervoor om de implementatie zelf op te pakken. Tegelijkertijd blijft ConQuaestor actief in beeld voor sparring en opvolging. Niet op contractbasis, maar uit betrokkenheid bij het succes van de implementatie.
“We hebben deze opdracht niet afgesloten met een handdruk en een rapport. We blijven bewust bereikbaar voor korte check-ins of sparringsmomenten, juist omdat we willen dat het werk ook echt tot leven komt in de organisatie.” – Elias Truyers, Senior Consultant bij ConQuaestor
Lessons learned
Voor organisaties in transformatie biedt dit project een duidelijke les: wacht niet tot na de livegang om procesrisico’s te verkennen. Een goed doordachte risicoanalyse voor de migratie voorkomt verrassingen en versnelt de acceptatie van het nieuwe systeem.
Meer weten?
Bent u binnen uw organisatie bezig met een ERP-transformatie of herinrichting van kritieke processen? Neemt contact op met Sjors Loeffen via sjors.loeffen@conquaestor.nl of bel +31 651645356 om te sparren over de risico’s en kansen die daarbij komen kijken.